I klubbens medlemskartotek registreres følgende oplysninger:

• Navn
• Adresse
• Alder
• Telefonnummer
• Mailadresse
• Nummer på den udleverede nøgle til billardlokalet
• Indbetalinger og restancer

Medlemmerne registreres desuden på en rangliste efter aktuel styrke. Det registreres endvidere hvilke medlemmer der deltager i turneringer både internet og eksternt. Der registres hvem der vinder klubturneringer og eksterne turneringer, og hvem der optages i Hall of Fame. For medlemmer med tillidsposter registreres det ligeledes. Cpr-nummer registreres kun for medlemmer der har adgang til klubbens konto eller hvis der er brug for børneattest for et medlem. Det registreres om et medlem er udnævnt til æresmedlem eller er kontingentfri.

FORTEGNELSE

Klubbens ansvarlige for Privatlivspolitik er Formanden.
Det er også Formanden som opbevarer data på sky-baseret drev.
Adgangen til drevet kræver password som kun kendes af Formanden.
I klubbens lokale findes printet udgave af medlemskartotek, ranglister, turneringsvindere og æresmedlemmer.

Oplysninger om navn, adresse, tlf og mailadresse opbevares af hensyn til kontingentopkrævning, og slettes når medlemskabet ophører. Alder registreres til brug for indberetning til DIF og til fastsættelse af om der skal betales ungdoms- eller seniorkontingent. Oplysninger om alder slettes også ved medlemskabets ophør. Alle turneringsvindere optages i Hall of Fame for EIF Billard, og opbevares af historiske årsager til evig tid. Medlemmer der har fået deres cpr-nummer registreret, får dette slettet når grunden til registreringen ikke længere er til stede.

Medlemmer der har bestyrelsespost, er optaget i Hall of Fame eller er Æresmedlem er også registreret på ebeltoftbillardklub.dk.

Et medlem kan til enhver tid kræve oplyst hvad Klubben har registreret om medlemmet selv. Dette kan ske ved henvendelse til Formanden.

25. maj 2018